Reisekosten

Beantragung einer Dienstreise

Jede Dienstreise, sowohl mit als auch ohne Kostenerstattung, muss spätestens 3 Tage vor Reiseantritt mit dem Antrag auf Reisegenehmigung beantragt werden. Bitte reichen Sie den Antrag fristgerecht mit allen notwendigen Angaben in der Geschäftsstelle ein. Der Antrag auf Reisegenehmigung ist in Deutsch und Englisch verfügbar.
Informationen zu Dienstreisen

Für Dienstgänge innerhalb Münchens und zu den Standorten der LMU im MVV-Gebiet wurde allen Beschäftigten der Fakultät für Biologie eine Dauerreisegenehmigung erteilt.

Sofern Sie immer wieder zu den selben Orten außerhalb des MVV-Gebietes reisen, kreuzen Sie auf dem Antrag auf Reisegenehmigung das Kästchen für Dauerreisegenehmigung an. Diese gilt für ein Kalenderjahr. Bitte geben Sie diesen Dauerreiseantrag bis spätestens 3 Tage vor erstmaligem Reiseantritt in der Geschäftsstelle ab.

Die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts sehen vor, dass Bedienstete, sowohl im Beamten- als auch im Angestelltenverhältnis, bei Tätigkeiten im EU-Ausland, den EWR-Staaten Island, Liechtenstein, Norwegen sowie der Schweiz weiterhin den deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit unterliegen. Zum Nachweis dafür dient die „Bescheinigung über die Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit“ (sogenannte A1-Bescheinigung). Diese Bescheinigung müssen Sie grundsätzlich vor jeder Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat beantragen, da sie bei Kontrollen von den zuständigen Behörden verlangt werden kann.
Zur Beantragung der A1-Bescheinigung verwenden Sie bitte das für Sie zutreffende Formular und legen es ausgefüllt und unterschrieben mit Ihrem Antrag auf Reisegenehmigung in der Geschäftsstelle vor:

Bei kurzfristig anberaumten Dienstreisen sowie kurzzeitigen Dienstreisen bis zu einer Woche kann zur Verfahrensvereinfachung auf einen Antrag auf Ausstellung der A1-Bescheinigung verzichtet werden. Sollte allerdings von den prüfenden Stellen im Ausland eine A1-Bescheinigung verlangt werden, können Sie diese im Nachhinein beantragen und dieser Stelle vorlegen.
Wenn Sie sich regelmäßig in einem oder mehreren der oben genannten Länder aufhalten, können Sie eine längerfristige A1-Bescheinigung („Dauerbescheinigung“) beantragen. Voraussetzung ist, dass Sie regelmäßig wiederkehrend an mindestens einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal dort Ihre Tätigkeit ausüben. Diese Bescheinigung kann für einen Zeitraum von bis zu fünf Jahre ausgestellt werden.
Für dienstlich veranlasste Reisen in andere Länder finden Sie Informationen auf den Seiten der DVKA oder Sie wenden sich direkt an Ihre Ansprechpartnerin der Geschäftsstelle.

Mit der Beantragung der Dienstreise kann die Zahlung eines Abschlags beantragt werden:

Abschlag i.H.v. 100% der sofort fälligen Kosten mit Vorlage der entsprechenden Belege,
Abschlag i.H.v. 70% der voraussichtlich anfallenden Kosten mit Vorlage der entsprechenden Belege (z.B. Buchungsbestätigungen).

Wurde ein Abschlag gewährt, ist innerhalb der 6-monatigen Ausschlussfrist nach Ende der Dienstreise zwingend die Erstattung der Reisekosten zu beantragen. Die Reisekostenerstattung ist nach Gewährung eines Abschlags auch zu beantragen, wenn die Reise begründet nicht angetreten werden kann. Wird die fristgemäßige Beantragung versäumt, muss der Abschlag zurückgefordert werden, auch wenn die Kosten tatsächlich entstanden sind.

Die Erstattung der Reisekosten muss innerhalb von 6 Monaten nach der Reise beantragt werden. Die Frist beginnt am Tag nach Ende der Dienstreise bzw. mit Ablauf des Tages an dem bekannt wird, dass die Dienstreise nicht ausgeführt wird.
Bitte legen Sie die vollständigen Unterlagen zur Erstattung der Reisekosten innerhalb der gesetzlichen Frist direkt beim Reise - und Umzugskosten Referat II.7, Giselastraße 10, Raum 402, 80802 München vor:

Bei Verbindung von Dienstreisen mit einem privaten Aufenthalt fügen Sie Preisvergleiche der Fahrtkosten bei, die bei einer direkten Anreise bzw. Rückreise entstanden wären. Bitte beantragen Sie gleichzeitig Urlaub für die Dauer des privaten Aufenthalts.

Die Reisekostenabrechnung für externe Gäste, die nicht Beschäftigte der LMU sind, erfolgt über das Formular Auslagenerstattung. Bitte fügen Sie die folgenden Unterlagen bei:

vollständige Originalbelege,
Kopie des Kontoauszugs oder Kreditkartenabrechnung (nicht relevante Posten bitte schwärzen).

Vielreisende sollen für die dienstliche Nutzung grundsätzlich eine BahnCard Business erwerben, sofern die Wirtschaftlichkeit im Einzelfall nachgewiesen ist.
Die Erstattung der Anschaffungskosten der BahnCard Business ist möglich, wenn vor dem Erwerb geprüft und festgestellt wurde, dass sich die Kosten amortisieren. Die Wirtschaftlichkeit muss durch eine Amortisationsberechnung nachgewiesen werden. Bitte wenden Sie sich für genauere Informationen per E-Mail an [email protected].
Die Abrechnung der BahnCard Business erfolgt im Rahmen der Reisekostenabrechnung über die Reisekostenstelle. Bitte fügen Sie der Reisekostenabrechnung am Ende des Gültigkeitszeitraums oder nach erfolgter Amortisation die Rechnung über den Kauf der BahnCard Business sowie die Amortisationsberechnung bei und reichen diese gesammelt und vollständig beim Reise - und Umzugskosten Referat II.7, Giselastraße 10, Raum 402, 80802 München ein.
Bitte beachten Sie, dass die Erstattung einer privaten BahnCard nicht möglich ist.